Farmacia: La importancia de un inventario optimizado

La gestión del inventario es fundamental porque lo que vendes depende directamente de lo que tienes en existencia. Si te falta un medicamento esencial, pierdes la venta y, probablemente, también al cliente. Por otro lado, si tienes un exceso de productos que no se mueven, ocupas espacio y pierdes capital. Peor aún: si hay productos caducados y no te has dado cuenta, el riesgo es grande: pierdes dinero y te enfrentas a posibles consecuencias legales y sanitarias. Hacer un buen inventario es uno de los pilares que mantiene en pie el negocio farmacéutico.

¿Qué es un inventario en la farmacia?

De forma sencilla, es el registro detallado de todos los productos disponibles: medicamentos, insumos, cosméticos, material de curación, etc. Un inventario completo no solo debe indicar "qué hay", sino también debe especificar:

• Cantidad exacta por producto
• Fecha de caducidad (especialmente en medicamentos)
• Ubicación física dentro del punto de venta o almacén
• Último movimiento registrado (venta, entrada, baja)

¿Cada cuándo se debe hacer un inventario?

La frecuencia dependerá del tamaño de tu farmacia y de la rotación de productos, pero lo ideal es que realices:

• Un inventario general cada 6 o 12 meses.
• Inventarios parciales por categorías o zonas cada 7 o 15 días.
• Revisiones específicas por fecha de caducidad al menos 1 vez al mes.

Esto puede sonar exigente, pero con organización (y herramientas digitales), se convierte en una rutina rápida y muy útil.

Guía para hacer un inventario eficaz

1. Prepara el espacio y el equipo: Cierra temporalmente el área a contar. Utiliza hojas o listas por categorías, o una aplicación de registro desde el celular. Como recomendación, hazlo al menos con 2 personas para validar el conteo.
2. Clasifica los productos: Organiza por tipo: medicamentos de receta, productos OTC, artículos de cuidado personal, etc. Esto agiliza el proceso y evita duplicidades.
3. Revisa lote, fecha de caducidad y existencia: Anota cada detalle con precisión; no adivines. Un error en el inventario puede afectar tu próxima compra o impedir detectar robos o mermas.
4. Valida con tu sistema de ventas: Compara tu conteo físico con los registros del sistema. Si hay diferencias, identifica por qué y ajusta.
5. Toma de decisiones: ¿Hay productos que no se venden? ¿Qué está por caducar? ¿Qué necesitas reabastecer? Responde todas estas preguntas al final de los pasos para hacer ajustes a tu negocio.

Un inventario no solo es para “saber qué hay”, sino también para mejorar la operación.

Optimiza tu Inventario con un Sistema de Punto de Venta

Hoy en día, llevar el inventario en papel es como usar una calculadora para hacer una declaración anual: puedes hacerlo, pero te tomará más tiempo y los errores serán inevitables. Un sistema de punto de venta para farmacias optimiza el tiempo y evita errores.

Por ejemplo, con la aplicación móvil gratuita de Pharmacy Lite puedes escanear códigos de barras y tener el control desde la palma de tu mano, sin cerrar tu farmacia ni perder horas de trabajo. Esta app te alerta cuando algo está por caducar, te muestra el historial de cada producto y facilita la reposición con tus proveedores.

¿Y si nunca has hecho un inventario formal?

No pasa nada. Empieza por una sola categoría, por ejemplo, con los medicamentos de más alta rotación, y así continúa con las demás categorías. Poco a poco irás recuperando el control y verás cómo esa “brecha invisible” empieza a cerrarse.

Hacer un buen inventario en tu farmacia es una necesidad operativa, financiera y de servicio al cliente. Y hoy, con el apoyo de un buen software para farmacias, puede ser un proceso más simple, rápido y más rentable de lo que imaginas. El control empieza por saber exactamente lo que tienes.

Recuerda: el inventario no es un castigo, es una inversión. Es una forma de proteger lo que con tanto esfuerzo has construido.